بنا بر توضیح روابط عمومی سازمان حج و زیارت، کمیته ثبت‌نام و اعزام اربعین در زیرمجموعه ستاد مرکزی اربعین وظیفه نام‌نویسی و اعزام، امداد و راهنمایی گمشدگان و نظارت بر بیمه زایران را عهده دارد که مسؤولیت آن با سازمان حج و زیارت است.

بر همین اساس، سازمان حج و زیارت در اطلاعیه‌ای اعلام کرد: متقاضیانی که در سامانه «سماح» پیش ثبت‌نام انجام داده‌اند، باید هرچه سریع‌تر برای تکمیل اطلاعات به این سامانه مراجعه کنند.

این اطلاعیه تاکید می‌کند: آن دسته از متقاضیانی که در مرحله پیش ثبت‌نام زیارت اربعین در سامانه سماح شرکت کرده بودند باید برای قطعی کردن ثبت‌نام خود، ضمن مراجعه دوباره به سامانه در صفحه اصلی، از قسمت پیگیری وضعیت و ویرایش با وارد کردن کدملی و شماره شناسنامه سرگروه، فرایند ثبت‌نام و پرداخت حق بیمه ثبت نام خود را قطعی کنند.

سازمان حج و زیارت یادآور شد: بدیهی است در صورت تغییر نکردن وضعیت پیش ثبت‌نام به ثبت‌نام قطعی، خدمات بیمه‌ای تعلق نمی‌گیرد.